Niektoré listy končia tak neurčito, že je adresát zmätený: musí pochopiť text znova, aby pochopil podstatu. Z dôvodu nedostatku času môže príjemca list odhodiť alebo urobiť niečo, čím by ho rozptýlilo, a ďalej sa už nebude vrhať na uvedenú situáciu. Jasný, výstižný a kompetentný koniec zdôrazňuje úctu k čitateľovi a pomáha rýchlo reagovať na žiadosť alebo požiadavku.
Inštrukcie
Krok 1
Do troch bodov uveďte, čo ste chceli povedať. Môže sa zdať, že myšlienky sú prezentované jasne, ale vnímanie informácií závisí od stavu čitateľa. Preto si znovu prečítajte text a zapíšte si tri hlavné myšlienky osobitne. Môžu to byť fakty, dátumy, mená atď. Emócie tu nie sú potrebné, píšte stručne, niekoľkými slovami, pretože stačí zhrnúť, pripomenúť hlavné body.
Krok 2
Zapíšte si tri akcie pre príjemcu e-mailu. Reakcie ľudí môžu byť nepredvídateľné. Zdá sa vám, že na predložené informácie je možné jednoznačne reagovať, ale človek to robí v závislosti od individuálnych návykov a zámerov. Ak neurčíte jasne, čo od čitateľa očakávate, nebude rozumieť alebo nebude tvrdiť, že nerozumel.
Krok 3
Usporiadajte zoznam z predchádzajúcich krokov v zostupnom poradí dôležitosti. Koniec listu niekedy pripomína posledné slovo na zasadnutí súdu: od toho závisí dojem príjemcu listu, závery a dôsledky. Odstráňte položky zo zoznamu, ktoré je možné vynechať, bez toho, aby bol dotknutý význam správy. Zvyšný krátky zoznam umiestnite na koniec listu, aby čitateľovi nič nechýbalo.
Krok 4
Uveďte časový rámec. Ak čakáte na reakciu na list, uveďte konkrétne, aké máte očakávania. Niektorí ľudia majú tendenciu zdržiavať až do posledného, takže uvedenie konkrétneho času nemusí byť zbytočné.
Krok 5
Zanechajte svoje kontaktné údaje. Váš korešpondent by mal byť schopný rýchlo nájsť váš telefón. Predvídajte také situácie a pre prípad uveďte do listu potrebné informácie, aj keď ste si istí, že ich príjemca má.
Krok 6
Buďte zdvorilí, povedzte niečo pekné, ďakujem za váš čas. Adresát bude reagovať ochotnejšie a rýchlejšie sa skontaktuje, ak ho list poteší alebo zabráni nepríjemným zážitkom.
Krok 7
Nezabudnite podpísať správu svojím menom: vytvára to pocit skutočnej komunikácie. Je dôležité, aby sa človek zameral na odpoveď a vzal ju zodpovedne. Choďte príkladom a ľudia sa k vám budú správať rovnako.
