Často sa v práci stretávame so situáciou, keď je potrebné uviesť čas strávený každou úlohou. To pomáha nielen nášmu vedeniu vedieť, čo sme niekedy robili, ale pomáha nám to aj efektívnejšie plánovať čas.
Inštrukcie
Krok 1
Najjednoduchší spôsob, ako určiť pracovnú dobu, je zapísať si ju každý deň do zošita. Najlepšie je mať k tomu špeciálny zošit alebo diár. Zaznamenajte si čas potrebný na dokončenie každej pracovnej úlohy, aj keď sa to zdá byť nepodstatné. Následne môže každá maličkosť spôsobiť veľký rozdiel.
Krok 2
Ak v práci nepotrebujete vyplniť tabuľku „Time Tracking“, je stále užitočné zostaviť a vyplniť takúto tabuľku sami. Najpohodlnejším spôsobom je vytvoriť dokument v programe Word alebo tabuľku v programe Excel. Pozrime sa, ako správne určiť prevádzkovú dobu.
Krok 3
Otvorte tabuľku, v ktorej je potrebné uviesť otváraciu dobu. Spravidla ide o tabuľku „Exel“. Skontrolujte položky, ktoré sa majú vyplniť. Ak nie sú k dispozícii žiadne prednastavené položky, vytvorte si ich sami, napríklad „Pracovný čas“, „Projekt“, „Dokončená práca“. Vyplňte položku „Pracovný čas“tak, že do prvého stĺpca prvého stĺpca zapíšete čas, ktorý ste strávili riešením prvého problému. Prejdite do druhého stĺpca druhého stĺpca, kde chcete zapísať konkrétny projekt, na ktorom ste pracovali. Spravidla ide o veľký projekt, ktorého súčasťou bola aj vaša úloha. Položka sa môže nazývať „Projekt“. V treťom stĺpci musíte stručne, 2-3 slovami, opísať prácu, ktorú ste vykonali. Tento stĺpec sa môže volať Práca dokončená.
Krok 4
Vyplňte tabuľku každý deň, aby ste mohli na konci týždňa alebo mesiaca analyzovať jej výsledky. Môžete tak vidieť, koľko času ste vo všeobecnosti strávili riešením konkrétneho problému a prípadne v budúcnosti upraviť náklady na svoj pracovný čas.
Krok 5
Pri vypĺňaní tejto tabuľky v práci ju nezabudnite včas zaslať svojmu vedeniu. Môže sa od vás vyžadovať, aby ste podávali správy mesačne, týždenne alebo denne. Naplánujte si čas, v ktorom sa budete venovať vyplňovaniu tabuľky, aby vás to nerozptyľovalo od vašej práce.
Krok 6
Pamätajte, že vyplnenie takejto tabuľky je užitočné nielen pre pracovníkov kancelárie, ktorí ju často musia vyplniť. Dokonale tiež organizuje čas zástupcu akejkoľvek profesie.
