V mnohých prípadoch musíte napísať oficiálne odvolacie listy niektorým orgánom. V súčasnosti sa veľa z nich zasiela elektronicky, aj keď pravidlá pre vypracovanie zostávajú rovnaké ako pri fyzických verziách. Ako teda potrebujete správne vypracovať takúto dokumentáciu?
Inštrukcie
Krok 1
Začnite zadaním pozície a mena adresáta. Napríklad: „K hlavnému inžinierovi spoločnosti JSC Polad Ivanov SS“. Potom napíšte svoje odvolanie na začiatok listu. Zvyčajne sa začína slovom „drahý“. Ďalej nasleduje celé meno a priezvisko adresáta. Môžete tiež napísať „Vážený pán Ivanov“bez uvedenia jeho mena. Adresa by mala byť umiestnená presne v strede.
Krok 2
K svojmu odvolaciemu listu napíšte preambulu. Jasne a stručne uveďte dôvody a účel tohto listu. Adresát z tohto odseku by mal pochopiť celú podstatu listu. Napríklad začnite takto: „Píšem vám o neuspokojivej kvalite ložísk, ktoré ste nám poslali z … do …“.
Krok 3
Vyplňte hlavnú časť listu. Skladá sa spravidla z dvoch až štyroch odsekov, ktoré vyjadrujú znepokojenie nad otázkou uvedenou v preambule. Tiež v tejto časti uveďte všetky svoje myšlienky k tejto veci a k možnému riešeniu problému. Uveďte, aké konkrétne kroky by mal adresát podniknúť, aby v blízkej budúcnosti vyriešil tento problém. Používajte jasné termíny, čísla a vety.
Krok 4
Napíš záver. V tejto časti sformulujte zhrnutie celého odvolacieho listu. Príklad: „Som si istý, že túto nepríjemnú situáciu vyriešite a v blízkej budúcnosti bude naša spolupráca rovnaká ako predtým.“
Krok 5
Vložte oficiálny podpis, ktorý sa skladá z názvu pozície a celého mena. Spravidla tomu predchádza: „S úctou váš“, „S pozdravom váš“, „S nádejou na ďalšiu spoluprácu“atď. Vyberte si podľa situácie.
Krok 6
Vytvorte postscript alebo postscript. Táto malá časť sa nachádza priamo pod podpisom. V listoch tohto formátu sa používa zriedka, ale niekedy má miesto. Postskript informuje adresáta o nejakej významnej udalosti v živote organizácie autora listu. Napríklad: „P. S. Rád by som vás informoval, že percento odpadu z dávky surovín prijatých pred 2 dňami sa zvýšilo na 19%! “
