Personálne oddelenie akejkoľvek organizácie sa často stretáva s potrebou upravovať osobné údaje zamestnancov. Ako správne opätovne vystaviť pracovnú zmluvu, knihu práce a osobný preukaz zamestnanca v súvislosti so zmenou priezviska?
Inštrukcie
Krok 1
Prijať od zamestnanca žiadosť o úpravu osobných údajov v súvislosti so zmenou priezviska (z rodinných a iných dôvodov). Vydajte príkaz na potrebu vykonať zmeny vo všetkých dokumentoch zamestnancov, ktoré spravuje personálne oddelenie a účtovníctvo. Objednávka musí byť zaregistrovaná v denníku objednávok. S objednávkou oboznámte personálne oddelenie, účtovné oddelenie a samotného zamestnanca.
Krok 2
Pred vykonaním zmien v pracovnej zmluve je potrebné so zamestnancom uzavrieť dobrovoľnú dohodu. Po uzavretí dohody je možné vykonať zmeny a doplnenia zmluvy vyčiarknutím starého názvu a napísaním nového nad príslušný stĺpec. Na potvrdenie zákonnosti zmien a doplnení uveďte názov a číslo dokumentu, na základe ktorého boli zmeny a doplnenia urobené (napríklad osvedčenia o sobáši / rozvode). Potom údaje zmenené v stĺpci „Priezvisko“potvrdia zamestnávateľ a zamestnanec.
Krok 3
Na základe dokumentov potvrdzujúcich zákonnosť zmien v osobných údajoch zamestnanca sa vykonávajú zmeny aj v pracovnej knihe (na prvej strane alebo na titulnej strane). Predchádzajúce priezvisko je prečiarknuté jedným riadkom, za ktorým je v hornej časti tohto záznamu uvedené nové. Odkazy na príslušné certifikáty (a ďalšie dokumenty) sú uvedené na vnútornej strane obálky pracovnej knihy. A práve tento záznam je potvrdený podpisom zamestnávateľa a pečiatkou HR oddelenia.
Krok 4
V osobnom preukaze zamestnanca je jeho predchádzajúce priezvisko preškrtnuté jedným riadkom a ďalšie (alebo nad) je uvedené nové. Názov a číslo dokladu, na základe ktorého sa zmeny vykonávajú, sú uvedené oproti stĺpcu „Priezvisko“. Informácie o dokumente je možné zadať do stĺpca X osobnej karty („Ďalšie informácie“). Tieto zmeny a doplnky musí potvrdiť pracovník pre ľudské zdroje.
