V dnešnej dobe sa už listy stávajú vzácnosťou a minulosťou. To však neplatí pre obchodnú korešpondenciu. Oficiálny list je dokument, pomocou ktorého sa nadväzujú kontakty a zaznamenávajú sa všetky hlavné etapy obchodných vzťahov. Schopnosť správne napísať obchodnú správu odráža kvalifikáciu oponenta a celej firmy.
Je to nevyhnutné
- - kúsok papiera
- pero alebo počítač s tlačiarňou
Inštrukcie
Krok 1
Pre svoj obchodný list použite oficiálny hlavičkový papier. Bez ohľadu na to, či je dokument napísaný v elektronickej podobe alebo ručne, musí obsahovať logo vysielajúcej spoločnosti. Hlavičkový papier musí navyše obsahovať telefónne čísla, faxové čísla, webové stránky a e-mailové adresy a poštovú adresu spoločnosti. Nezabudnite na okrajoch ponechať okraje, ktoré sú potrebné na zaistenie možnosti archivácie v archívnom priečinku: 3 cm na ľavej strane a 1,5 cm na pravej strane.
Krok 2
Pri písaní listu sa držte formálneho štýlu. Obchodný dokument musí byť jednoznačný. Nezabudnite uviesť predmet vo svojom e-maile. V obchodnej korešpondencii nepoužívajte emotikony. V prípade pokračovania korešpondencie je potrebné zanechať list vo forme citátu, na ktorý sa píše odpoveď. Nie je potrebné citovať celý text ako celok, môžete sa obmedziť iba na tie fragmenty, na ktoré sú odpovede zložené. V takom prípade bude pre oponenta ľahšie pochopiť súvislosť medzi vašou odpoveďou a jeho listom.
Krok 3
Založte obchodný list so zdvorilou adresou, napríklad: „Vážený Ivan Petrovič!“Odvolanie musí byť sústredené na stránke. Meno je napísané celé, použitie iniciál je v tomto prípade neprijateľné. Potom nasleduje úvodná časť, kde by mal byť zhrnutý účel listu. Hlavnou časťou dokumentu je ďalšia časť, ktorá podrobne popisuje riešenie hlavných problémov. Záverom je zhrnutie, ako aj odvolanie adresáta s uvedením očakávaní odosielateľa od adresáta alebo s konkrétnym návrhom na riešenie problému uvedeného v liste.
Krok 4
V záverečnej časti buďte čo najsprávnejší. Nikdy nerobte rozhodnutia pre svojho adresáta. Lepšie vyjadrte nádej, že sa problém podľa vášho názoru vyrieši najlepším spôsobom. Je neetické uponáhľať adresáta slovami ako „okamžite“a „urgentne“. Použite presnejší formulár: „Odpovedzte, prosím, v takom a takom čase.“V obchodnom liste musí byť podpis vo formálnej forme. Napríklad: „S pozdravom Ivan Sergejevič Vasiliev.“Do podpisu uveďte aj svoje meno, kontaktné informácie a názov spoločnosti.
