Obchodná korešpondencia je nenahraditeľnou súčasťou výrobnej činnosti akejkoľvek organizácie, podniku, spoločnosti. Ako každý iný postup, aj tento je regulovaný. Na obsah a podobu úradného listu sa kladú určité požiadavky.
Inštrukcie
Krok 1
Najskôr si prečítajte GOST R 6.30-2003, ktorý podrobne popisuje všetky požiadavky na dizajn úradného písmena, sú stanovené veľkosti písma a okraje.
Krok 2
Oficiálny list napíšte na hlavičkový papier vašej organizácie. Musí obsahovať celé meno, bankové a právne údaje, kontaktné čísla, bežnú a e-mailovú adresu.
Krok 3
V pravom hornom rohu uveďte priezvisko, meno a priezvisko adresáta, jeho pozíciu a názov organizácie. Napíšte podrobnú poštovú adresu organizácie príjemcu, nezabudnite uviesť index.
Krok 4
V ľavom hornom poli je zvyčajne miesto pre odchádzajúce registračné číslo tohto listu a dátum jeho registrácie. Mali by ste tam napísať aj predmet listu. Malo by to byť uvedené v krátkej forme, jednou vetou. Zadanie predmetu pomôže vášmu adresátovi rýchlo určiť vyhotovenie listu a rozhodnúť sa, komu bude zverené vypracovanie podkladov a odpovede.
Krok 5
Akýkoľvek list, hoci aj oficiálny, sa začína pozdravom. Je žiaduce, aby obsahoval celé meno a priezvisko adresáta. Začnite svoj pozdrav slovom „Vážený“. Meno a priezvisko adresáta, ak s ním osobne nie ste oboznámení, môžete ho kedykoľvek zistiť na internete alebo zavolaním do spoločnosti, kde pracuje. Nezanedbávajte túto maličkosť, pretože od prvej frázy je dôležité získať si osobu, ktorej menom píšete list.
Krok 6
V prvom odseku, pred predstavením hlavného obsahu listu, urobte krátky úvod - pripomínajte adresátovi predchádzajúce okolnosti, poskytnite štatistiku alebo iné základné informácie, ktoré budú potrebné pre lepšie pochopenie podstaty vašej správy. Prvý úvodný odsek by sa mal začínať slovami: „Zároveň vám posielame …“, „Podľa dosiahnutých dohôd …“alebo „Vzhľadom na to, že …“atď.
