V súčasnosti, keď má veľa ruských podnikov obchodných partnerov v zahraničí, sa výmena delegácií stala normou. To pomáha oboznámiť sa s výrobou na mieste, osobne sa zoznámiť s tými, s ktorými pracovať, posúdiť situáciu a rýchlo vyriešiť obchodné problémy. Pri stretnutí s delegáciou je potrebné vziať do úvahy niektoré organizačné problémy.
Inštrukcie
Krok 1
Vo fáze prípravy prediskutujte veľkosť delegácie a vezmite do úvahy, že pracovné problémy sa vyriešia tým rýchlejšie, čím je menšia. Vyberte tiež zostavu svojej strany tak, aby bol počet účastníkov približne rovnaký ako počet tých, ktorých stretnete. Diskutujte, v akom jazyku sa budú rokovania konať, a pripravte si tlmočníka, aj keď hostia prídu so svojimi.
Krok 2
Zistite viac o problémoch, ktoré sú príslušné na riešenie toho či onoho člena delegácie, pretože na Západe sa podriadenosť veľmi prísne dodržiava. Mali by ste sa obrátiť na jedného z hostí, aby ste si boli istí, že v súlade so svojimi povinnosťami má právo na poskytovanie informácií.
Krok 3
Vopred prediskutujte problémy, ktoré bude potrebné vyriešiť, a pripravte všetky potrebné materiály. Diskutujte o tom, aké dokumenty budú podpísané po skončení rokovaní. Dohodnite sa na harmonograme - koľko začnú, ako dlho vydržia a kedy budú prestávky.
Krok 4
Ak je delegácia vedená dostatočne významnou osobou, čo najskôr pošlite pozvánku, aby ste zdôraznili rešpekt a zvýšili pravdepodobnosť, že sa návšteva uskutoční a že počas tejto doby nebude mať táto osoba naplánované ďalšie stretnutia.
Krok 5
Pripravte si samostatnú, pohodlnú zasadaciu miestnosť, zabezpečte, aby mal každý účastník schôdze pohodlné miesto. Zásobte sa nealkoholickými nápojmi, kávou, sušienkami a krásnymi jedlami. Nezabudnite si dať popolníky, ak vám to neprekáža, aby si prítomní mohli počas stretnutia zapáliť cigaretu.
Krok 6
Dohodnite sa, či bude potrebné zaznamenať rokovania, súhlas musia dať obidve strany. Uistite sa, že hostia sedia čelom k dverám. Vďaka tomuto psychologickému triku sa budú cítiť uvoľnenejšie. Počas stretnutia sa nenechajte rozptyľovať telefonickými hovormi.
Krok 7
Pre pekné a usmievavé dievča je lepšie stretnúť sa s delegáciou a odniesť ju na miesto rokovaní. Môže čakať na hostí vo vstupnej hale budovy, kde sa budú rokovania konať. Po príchode hostí na miesto stretnutia je potrebné ihneď predstaviť obidve delegácie navzájom, aby tak mohli urobiť tí, ktorí si chcú sadnúť vedľa nich.
