Každé verejné alebo profesijné združenie má riadiaci orgán, ktorý s frekvenciou uvedenou v jeho charte musí zvolať všetky zainteresované strany na usporiadanie správ a volebných stretnutí. Vstup na tieto stretnutia je otvorený všetkým členom danej spoločnosti alebo delegátom zo skupín účastníkov, čím si uplatňuje svoje právo zúčastňovať sa na jej činnostiach.
Inštrukcie
Krok 1
Popremýšľajte nad programom schôdze. Pretože správa a voľby sú jednou z dôležitých otázok, očakáva sa, že účasť bude v tomto prípade maximálna. Preto okrem týchto tém môžete do programu zaradiť aj ďalšie naliehavé problémy, o ktorých budete diskutovať s členmi vášho združenia. Rozhodnite o čase a mieste, kde sa bude konať spravodajské a volebné stretnutie. Miestnosť, kde sa plánuje jej usporiadanie, musí byť verejná a dostatočne priestranná, aby vyhovovala všetkým.
Krok 2
Informujte všetkých zainteresovaných strán o spravodajských a volebných stretnutiach. Ak to chcete urobiť, musíte rozposlať pozvánky s uvedením programu, dátumu a miesta stretnutia. Oznamy s touto informáciou uverejňujte na miestach, kde ich vidí najväčší počet členov združenia. Ak je to potrebné, umiestnite takúto reklamu do médií a televízie.
Krok 3
Dohodnite si, aby sa registrácia účastníkov začala pol hodinu pred začiatkom schôdzky. Priraďte dostatočný počet registrátorov, aby do začiatku podujatia mali všetci prichádzajúci možnosť zadať svoje osobné údaje. Spravidla je to priezvisko, meno a priezvisko, organizácia alebo jej štruktúrna jednotka, adresa miesta registrácie alebo bydliska, kontaktné informácie.
Krok 4
Zvoliť predsedu a tajomníka schôdze. Upozorňujeme, že za predsedu zhromaždenia nemôže byť zvolený predseda vášho voleného orgánu. Ak je to potrebné, ak to ustanovujú zákonné dokumenty, zvoľte poverovací výbor, ktorý kontroluje právomoci poslancov, ak sú volení zo skupín členov združenia.
Krok 5
Tajomník musí viesť zápisnicu. V zápisnici uveďte počet delegátov alebo členov združenia prítomných na schôdzi, kto bol zvolený za predsedu, tajomníka a s akými výsledkami hlasovania.
Krok 6
Predseda voleného orgánu vypracúva správu o vykonanej práci. V protokole odrážajte celkové hlasovanie hodnotením - či je uznané ako uspokojivé alebo nie. Na schôdzi musia byť vypočuté návrhy na nové zloženie voleného orgánu, prerokované a hlasované za každého kandidáta osobitne. Výsledky hlasovania si zaznamenajte do zápisnice.
Krok 7
Po prerokovaní všetkých otázok, ktoré boli načrtnuté v programe rokovania, musí ich predseda schôdze uzavrieť a spolu so sekretárom podpísať zápisnicu zo schôdze.
