Pri kontaktovaní niektorých organizácií sa používajú listy ustanoveného formulára. V takýchto prípadoch sa šablóny listov vydávajú na požiadanie. Ak neexistuje rozvinutá forma, písmeno sa zostaví v akejkoľvek podobe, berúc do úvahy niektoré nuansy.
Inštrukcie
Krok 1
Vytvorte hlavičku listu.
Môžete určiť nasledujúce informácie - pozíciu a meno adresáta, pozíciu a meno odosielateľa, organizáciu odosielateľa a kontaktné telefónne číslo odosielateľa. Ak sa odosielateľ nachádza v inom meste, môžete určiť úplnú poštovú adresu. Hlavička sa zvyčajne nachádza na pravej strane stránky.
Krok 2
Uveďte podstatu listu a uveďte všetky potrebné pripomienky.
Pokúste sa sformulovať hlavnú myšlienku do dvoch alebo troch viet. A potom to komentujte a v prípade potreby napíšte podrobnejšie. V obchodných listoch je žiaduce uvádzať fakty, čísla, bez akýchkoľvek emócií. Listy s osobným kontaktom by mali odrážať osobné skúsenosti.
Krok 3
Zadajte dátum a podpíšte písmeno.
Ak je to potrebné, vysvetlite váš orgán, na základe ktorého bol list napísaný. Takýmto základom môže byť plná moc.
Krok 4
Umiestnite vysvetľujúce grafy, tabuľky, obrázky na samostatný hárok.
Neočakávajte, že adresát požiada o ďalšie informácie. Možno nebudete mať druhú príležitosť položiť dôležitú otázku. Preto v stručnej forme uveďte všetky potrebné nuansy.
Krok 5
Pred odoslaním si prečítajte e-mail nahlas, aby vás niekto mohol počúvať. Spýtajte sa asistenta, ako pochopil podstatu listu. Ak sa jeho slová nezhodujú s účelom vašej správy, má zmysel list formulovať inak, pretože príjemca tiež nemusí z vášho pohľadu pochopiť to najdôležitejšie.
