V každej kancelárii a vo výrobe pracujú zamestnanci často s rôznymi druhmi dokumentov, takže schopnosť vypracovať úradné obchodné dokumenty je nevyhnutná pre každého. Zároveň existujú všeobecné požiadavky, ktoré musia byť dodržané pri vypracovávaní ľubovoľného dokumentu - obchodný list, objednávka, pozícia, pokyn atď.
Inštrukcie
Krok 1
Začnite pripravovať dokument objasnením jeho uskutočniteľnosti a rozsahu problémov, ktoré je potrebné vyriešiť. To vám pomôže určiť typ dokumentu a jeho formu, ktorá do veľkej miery určuje povahu a štýl prezentácie jeho obsahu.
Krok 2
Prečítajte si vládne a agentúrne zákony a nariadenia, ktoré upravujú spôsob riešenia týchto problémov. Toto je veľmi dôležitá etapa, ktorá preukáže vašu gramotnosť a umožní vám vypracovať dokument, ktorý plne vyhovuje stanovenému postupu spracovania a riešenia pracovných problémov. To tiež pomôže určiť adresáta, schvaľovací a koordinačný orgán a zabezpečiť, aby obsah tohto dokumentu a jeho forma kompetencie tejto organizácie.
Krok 3
Preštudujte si texty administratívnych a regulačných dokumentov, aby vypracovaný dokument s nimi nebol v rozpore, aby ich neduplikoval. Na to je potrebné mať k dispozícii elektronickú databázu takýchto dokumentov.
Krok 4
Zhromaždite informácie o vecnej podstate problémov, ktoré sa majú vyriešiť, a vypracujte návrh dokumentu. Pri tvorbe textu používajte šablónové texty a štandardné frázy a výrazy tradične používané v obchodných dokumentoch. Preskúmajte ďalšie dokumenty, ktoré boli vyvinuté vo vašej organizácii alebo rovnocennom podnikovom systéme, a ich základom je ich štýl písania.
Krok 5
Hlavný text dokumentu má presvedčiť, aby podnietil určité kroky. Musí to byť odôvodnené a logické. Znenie musí byť striktne dodržané z právneho hľadiska. Na prvom mieste sú požiadavky na spoľahlivosť a objektívnosť uvádzaných informácií. Text by mal byť presný, čo najinformatívnejší a najstručnejší. Prirodzene by v ňom nemali byť gramatické, interpunkčné alebo štylistické chyby. V prípade, že v dokumente uvediete informácie obsiahnuté v inom zdroji alebo dokumente, musíte označiť všetky jeho výstupy.
Krok 6
Upravte návrh dokumentu a koordinujte ho s osobami, ktoré sú na to oprávnené. Potom dokument vyhotovte v súlade s prijatými normami a podpíšte ho.
