Telefonická správa je krátka, ale dôležitá správa odoslaná telefonicky. Najčastejšie teda informujú o uskutočňovaní stretnutí, stretnutí, stretnutí. Telefonická správa môže obsahovať aj urgentný príkaz od vedúceho. Telefonické správy sú prichádzajúce, ktoré prijímate, a odchádzajúce, ktoré prenášate. Oba typy majú podobný dizajn.
Inštrukcie
Krok 1
V ľavom hornom rohu hárku papiera vložte celý názov svojej organizácie a v prípade potreby aj názov štruktúrnej jednotky, napríklad „Správa mesta N.“a ministerstvo školstva.
Krok 2
V pravom hornom rohu napíšte príjemcu telefonickej správy. Uveďte postavenie, priezvisko a iniciály osoby: „Riaditeľ školy č. 37 Ivanov II“. Ak je adresátov viac, nie je potrebné uvádzať priezviská: „Riaditelia škôl v meste N.“. K telefónnej správe priložte kompletný zoznam inštitúcií, ktorým bola odoslaná.
Krok 3
O dva riadky nižšie umiestnite slovo „telephonogram“a jeho sériové číslo. Pre odchádzajúcu telefónnu správu uveďte nižšie dátum jej zostavenia.
Krok 4
Potom nasleduje samotný text telefónnej správy: „22. februára o 17.00 sa uskutoční v rezorte školstva stretnutie k zlepšeniu činnosti mestských škôl. Dochádzka riaditeľov škôl je prísne povinná. ““Pri príprave textu telefónnej správy sa vyhýbajte slovám a frázam, ktoré sú ťažko pochopiteľné pre sluch a ťažko sa vyslovujú. Pamätajte, že správa by mala byť informatívna a krátka - nie viac ako 50 slov.
Krok 5
Pri prenose telefónnej správy vyslovujte slová zreteľne, najmä adresy, priezviská, mená a priezviská ľudí, názvy ulíc, dátumy a časy udalostí. Na konci si prečítajte text znova a ubezpečte sa, že váš účastník rozhovoru napísal všetko správne. Pri prijímaní správy cez telefón pozorne počúvajte. Ak máte akékoľvek otázky, okamžite ich objasnite.
Krok 6
Pod hlavným textom je funkcia, priezvisko a iniciály vedúceho, ktorý sa podpísal na telefónnu správu: „Vedúci odboru školstva Petrov P. P.“Odchádzajúci dokument musí obsahovať aj jeho osobný podpis.
Krok 7
V dolnej časti stránky zadajte informácie o zamestnancoch, ktorí pracovali s telefónnou správou. Zvyčajne sú vľavo uvedená pozícia, priezvisko a iniciály osoby, ktorá správu odoslala, jej telefónne číslo do kancelárie, ako aj dátum a čas prenosu. Vpravo sú informácie o osobe, ktorá dokument prijala: pozícia, priezvisko a iniciály, telefónne číslo, dátum a čas prijatia.
Krok 8
Odchádzajúca telefónna správa je vyhotovená v jednom vyhotovení a uložená v špeciálnom priečinku. Je lepšie mať prichádzajúcu správu v dvoch kópiách: prvú dáte manažérovi na ďalšiu prácu, druhú dáte do priečinka na úschovu.
