Ak sa stalo, že ste nútení podať sťažnosť, aby proti vám neexistovali sťažnosti, ale zároveň aby neexistovali výhovorky ani pre vinníka, mali by ste dôkladne vypracovať text svojho vyjadrenia. Sťažnosť s príkladom samotnej poruchy alebo jednoducho s popisom toho, čo sa stalo, bola vždy vnímaná lepšie ako iba text s abstraktnými slovami o tom, „aké zlé je všetko“. Preto pri premýšľaní o tom, čo napísať, použite nasledujúci plán.
Inštrukcie
Krok 1
Začnite správou. Môže to vyzerať ako obyčajná poznámka. V pravom hornom rohu napíšte celé meno osoby, ktorú kontaktujete, uveďte jej pozíciu alebo rozsah oprávnenia. Takto dávate najavo, že ste si vedomí toho, s čím a s kým máte do činenia, a že to myslíte vážne.
Krok 2
Zadajte informácie o sebe. Napíš si tiež, ako sa voláš, kde pracuješ a akú pozíciu držíš. Uveďte úlohu firmy alebo organizácie, voči ktorej máte sťažnosť, napríklad „stály zákazník vášho obchodu“alebo „vlastník ročného predplatného vašej publikácie“. Nechajte adresáta pochopiť, že sa musí urgentne zaoberať vašim problémom, inak spoločnosti hrozí strata pravidelného zákazníka.
Krok 3
Popíšte svoje sťažnosti proti organizácii. Doslova v 2 - 3 vetách vyjadrte hlavný bod. Nezaťažujte text zbytočnými slovami, suchými a k veci - príčinou nespokojnosti, dátumom a časom incidentu, skôr vykonanými krokmi z vašej strany na urovnanie situácie.
Krok 4
Začnite popisovať situáciu. Tu podrobne, do najmenších podrobností, popíšte všetko, čo sa stalo. Stojí za to opísať všetko, čo sa vám objaví v pamäti, aby vyšetrovanie nehovorilo o tom, že „pripisujete“svoje vlastné dohady alebo rozprávky. Uveďte všetko, vrátane emócií na tvári osoby, ktorá sťažnosť spôsobila, vône a farby veci, ktorá vám nevyhovovala, atď.
Krok 5
Popíšte, čo sa deje postupne. Nemali by ste prerozprávať všetko, čo sa okolo vás dialo, chaoticky. Krok za krokom recitujte sled udalostí, ktoré sa stali. Ak niektorá pasáž vyžaduje komentáre, môžete ich uviesť v zátvorkách po opise toho, čo sa stalo.
Krok 6
Buďte vo svojom liste milí a diskrétni. Je dosť možné, že šéfovia, ktorým je list adresovaný, nie sú ničím vinní a zvýšené tóny ich iba nahnevajú a z toho nebude nič dobrého. Na konci ešte raz uveďte svoje súradnice a nezabudnite spomenúť, že čakáte na odpoveď na váš list.
