Organizácia konferencie je proces, ktorý musí byť pridelený najmenej na tri mesiace. História samozrejme pozná veľa príkladov úspešnej prípravy konferencií za pár dní, ale aby akcia prebehla v úplnom súlade s normami, trvá to najmenej tri mesiace.
Inštrukcie
Krok 1
Najskôr sa rozhodnite pre tému a typ konferencie, podľa toho sa v budúcnosti bude vyberať sála a bude sa formovať program podujatia.
Krok 2
Ďalšou položkou je program predstavení a všetko s tým spojené. Rozhodnite o čase konferencie, počte účastníkov, počte prestávok, čase začiatku a konca konferencie. Koordinujte ich načasovanie s reproduktormi.
Krok 3
Prenajmite si sálu na základe toho, čo musíte vykonať. Mal by byť dostatočne priestranný a pohodlný na ubytovanie účastníkov, ktorých počet bol uvedený v predchádzajúcom kroku. Hala by mala byť vybavená projektorom alebo plazmovým panelom, ako aj tribúnou pre reproduktory.
Krok 4
Nábor účastníkov začnite minimálne dva a pol mesiaca pred konferenciou. Vytvorte pozvánky, ktoré budú obsahovať miesto, čas a názov konferencie, ako aj to, čomu sa bude venovať. Vytvorte rovnováhu medzi stručnosťou a prístupnosťou predloženého materiálu. Začnite volať a posielať e-maily, osobne odovzdávať pozvánky najdôležitejším hosťom konferencie alebo ich posielať poštou.
Krok 5
Všetci zamestnanci konferencie musia mať na konferencii odznak s priezviskom, menom a menom. Optimálne by mala byť rovnaká pozícia - „organizátor“. V deň konania konferencie musí byť valné zhromaždenie hodinu pred začiatkom registrácie. Umiestnite zamestnancov do vestibulu budovy, pri východe z výťahu atď. Je to nevyhnutné, ak sa chcete k check-in pultu otočiť niekoľkými otočeniami.
