Tlačové konferencie sú dôležitou súčasťou PR aktivít každej spoločnosti. Vďaka nim môžu médiá a zainteresovaná verejnosť dostávať aktuálne informácie doslova z prvej ruky od oficiálnych zástupcov konkrétnej organizácie a vedenie spoločností môže vyjadrovať svoje stanovisko k otázkam, ktoré sú pre nich najdôležitejšie. Aby však tlačová konferencia priniesla naozaj dobré výsledky, musí byť správne organizovaná.
Inštrukcie
Krok 1
Ak ste poverení organizáciou a usporiadaním tlačovej konferencie, najskôr si určte, aký cieľ chcete dosiahnuť: povedzte o akomkoľvek úspechu vašej spoločnosti, upozornite verejnosť na nejaký problém, predstavte určitú verejnú osobu vo víťaznom svetle atď.. P. Potom vyberte miesto a čas tlačovej konferencie. Majte na pamäti, že tieto aktivity sa najlepšie uskutočňujú uprostred pracovného týždňa (utorok-streda-štvrtok) ráno alebo popoludní, najneskôr však do 16. hodiny.
Krok 2
Vyberte si miesto konania tlačovej konferencie na základe organizačných možností vašej spoločnosti a počtu plánovaných pozvaných. Upozorňujeme, že pre tlač je potrebných dostatočné množstvo miest na sedenie. Vopred sa uistite, či sú v miestnosti mikrofóny, premietacie plátna (ak je to potrebné) a voľný priestor pre inštaláciu televíznych kamier.
Krok 3
Vytvorte zoznam médií a organizácií, ktorých zástupcov by ste na svojej udalosti radi videli. Pripravte a rozposielajte tlačové správy a pozvánky najmenej dva týždne pred plánovanou udalosťou. Po zaslaní pozvánok sa odporúča osobne zavolať adresátom a dozvedieť sa o ich rozhodnutí zúčastniť sa alebo nezúčastniť sa tlačovej konferencie. Takto určíte nielen počet budúcich hostí, ale navyše budete pripomínať svoju udalosť, ak na ňu ľudia zabudli alebo nedostali vašu tlačovú správu.
Krok 4
Pripravte potrebné prezentačné materiály pre všetkých budúcich účastníkov tlačovej konferencie. Súprava pre účastníkov obvykle obsahuje kópiu tlačovej správy, zoznam úradníkov, ktorí vystúpia na tlačovej konferencii s ich celými menami a pozíciami, program (poradie a témy prejavov), reklamné a propagačné materiály. Vyzerá oveľa lepšie, ak sú všetky prezentačné materiály pre každého účastníka navrhnuté ako jedna sada v podnikovom priečinku s logom organizácie.
Krok 5
Ak plánujete zaviesť akreditáciu pre účastníkov, vopred ich o tom informujte a povedzte im, aké údaje k tomu potrebujete (meno, funkcia, podrobnosti o pase atď.). Pripravte si vopred menovky pre všetkých účastníkov a karty, ktoré majú byť umiestnené na stoloch s menami a titulmi rečníkov. Ak je tlačová konferencia plánovaná na dostatočne dlhý čas, uistite sa, že podmienky pre jej účastníkov sú pohodlné: bufet s nápojmi a občerstvením, fajčiarske miestnosti a toalety, čas na prestávky na odpočinok.
Krok 6
Po tlačovej konferencii sa určite obráťte na redakcie zúčastňujúcich sa médií a opýtajte sa na materiály, ktoré sa na jej základe uskutočnili. Ak to nebolo vopred dohodnuté, vyžiadajte si kópie publikácií.
