Ak je vaša organizácia zodpovedná za organizovanie vedeckej konferencie alebo sa za ňu zodpovedá, jedná sa nielen o čestnú funkciu, ale aj o skvelú organizačnú prácu, pri ktorej je potrebné zohľadniť všetky malé veci.
Inštrukcie
Krok 1
Vytvorte organizačný výbor konferencie, ktorého zloženie bude stanovené podľa objednávky. Určte predsedu, ktorý povedie a koordinuje členov výboru. Stanovte načasovanie konferencie a podmienky ustanoveného výboru. V objednávke uveďte, ako zaplatíte za zamestnancov, ktorí sú jej členmi. Zašlite oznámenie o konferencii a v prílohe uveďte požiadavky na správy, objem abstraktov a termín ich predloženia.
Krok 2
Rozhodnite o zdrojoch financovania, môže to byť cielené financovanie z rozpočtu, ktoré priláka sponzorstvo a finančné prostriedky samotných účastníkov konferencie.
Krok 3
Pošlite pozvánky všetkým potenciálnym účastníkom konferencie a plánovanému programu konferencie. Rozhodnite o počte účastníkov a rečníkov ochotných podeliť sa o svoj vedecký vývoj a výsledky výskumu s kolegami. Spýtajte sa účastníkov, či si potrebujú rezervovať izbu v hoteli a vykonať rezerváciu.
Krok 4
Dohodnite sa s tlačiarňou na uverejnení abstraktov správ v samostatnej brožúre a ak je to potrebné, objednajte si program podujatia tak, aby účastníkom rozdával odznaky s ich menami, iniciálkami a názvom organizácie.
Krok 5
Podľa počtu účastníkov určite, koľko miestnosti potrebujete, a prenajmite si špeciálnu miestnosť vybavenú na organizovanie akcií tohto druhu. Popremýšľajte, aké vybavenie bude potrebné dodatočne vybaviť, skontrolujte dostupnosť potrebného počtu počítačových zásuviek, premietacích plátien atď. Zvážte fungovanie bufetu, kde si účastníci stretnutia môžu počas prestávok dať šálku kávy a občerstvenie.
Krok 6
Zamyslite sa nad programom konferencie, ak je to potrebné, rozdeľte ho na časti. Zvážte, kde sa môžu takéto oddiely konať. Zvážte vystúpenia hostí konferencie, organizátorov a účastníkov programu. Objednajte si písacie potreby pre účastníkov konferencie - odznaky, poznámkové bloky a perá sú štandardom.
Krok 7
Vytvárajte balíčky dokumentov, propagačných materiálov a kancelárskych potrieb, ktoré sa budú rozdávať účastníkom konferencie spolu s odznakmi.
