Dokumenty je možné podpisovať niekoľkými spôsobmi. Jeho dizajn závisí od typu dokumentu a je určený štátnymi normami pre dokumentáciu k riadeniu a federálnymi zákonmi.
Slová „podpis“a „zoznam“sú paronymá, to znamená slová toho istého koreňa, podobné zvukom. Podpis je rukou písaný pravopis priezviska, osobný podpis na potvrdenie dokumentu, je individuálny ako odtlačok prsta. Bez podpisu sa dokument považuje za neplatný. Maľba je na druhej strane ornamentálna alebo plotová maľba, ktorá zdobí steny, riad, látky atď. Napríklad maľba „pod Khokhlomom“. Výraz „podpísaný“v právnych predpisoch sa používa vo význame slovesa „podpísať“. Faksimile (fac simile - urobte niečo také) je pečať, klišé, pomocou ktorej sa reprodukuje vlastnoručný podpis osoby podpisujúcej veľa dokumentov. Má zaistené veľké množstvo tých papierov, ktoré neznamenajú hmotnú zodpovednosť - certifikáty, listy. Fax je žiadaný v spoločnostiach s veľkým pracovným tokom, kde manažér nie je schopný vložiť osobný podpis na všetky dokumenty. Podľa občianskeho zákonníka Ruskej federácie majú faxové dokumenty právnu silu. Fax sa neodporúča používať na úradných dokumentoch. Zákon zakazuje uvádzať klišé na niektoré dokumenty s prísnym ohlasovaním. Osoba vloží podpis na dokument osobne. Faksimile môže doručiť ktorákoľvek osoba oprávnená na takúto akciu. Postup skladovania a používania klišé v organizácii je zvyčajne predpísaný miestnym zákonom - predpismi, pokynmi. Špecifikuje zoznam článkov, na ktoré je možné pripevniť faxy, a identifikuje osobu alebo skupinu osôb, medzi ktorých povinnosti patrí zaistenie bezpečnosti klišé a jeho použitia. Ďalej je predpísaná zodpovednosť za porušenie tejto objednávky. S rozvojom elektronickej technológie sa objavil elektronický podpis. Digitálny dokument podpísaný takýmto podpisom sa rozpozná v prípadoch, keď sa nevyžaduje vypracovanie dokumentu na papieri. Otázky používania elektronických podpisov upravuje federálny zákon „O elektronických digitálnych podpisoch“.
