Archívne inštitúcie nielen uchovávajú dokumenty, ale poskytujú občanom aj prístup k archívnym informáciám. Jedným zo spôsobov, ako túto možnosť realizovať, je prístup k archívnym dokumentom v čitárňach. Poďme sa bližšie pozrieť na to, kto môže navštevovať čitárne a ako pracujú.
Čítárne v štátnych historických archívoch sú potrebné, aby návštevníci mohli pracovať s dokumentmi. Vedci spravidla pracujú s dokumentmi na účely písania vedeckých prác, článkov, kníh, ako aj tých, ktorí vypracúvajú genealogické stromy.
Aby ste sa dostali do čitárne, musíte prísť do archívu s občianskym preukazom (pas, vodičský preukaz), vyplniť formulár žiadosti a žiadosť označujúcu tému práce. Teraz to v mnohých archívoch možno urobiť e-mailom, zaslaním naskenovaných dokumentov a pri návšteve čitárne ich musíte poskytnúť v pôvodnej podobe.
Tí, ktorí hľadajú príbuzných, informácie o nich sú potrebné za posledných 75 rokov, musia mať so sebou doklady preukazujúce príbuzenstvo. Takže ak potrebujete informácie o vstupe do Komsomolu vášho starého otca z otcovej strany, musíte mať pri sebe doklady svojho otca a svoje doklady (rodný list, pasy, podľa ktorých môžete zistiť priezvisko, ako aj sobášny list) pre ženy). Okrem toho musí zamestnanec čitárne oboznámiť návštevníkov s pracovným poriadkom.
Po papierovaní v čitárni dostanú návštevníci sprievodcov a ďalšie metodické pomôcky: zoznamy, registre inventárov, indexy, katalógy) Potom je používateľ už oboznámený so zoznamom fondov.
Archívny inventár je archívny adresár obsahujúci systematizovaný zoznam úložných jednotiek archívneho fondu, zbierky a určený na ich zaúčtovanie a zverejnenie obsahu.
Návštevník vypracuje požiadavku, v ktorej označí vybrané prípady. Limity počtu prípadov ustanovujú archívy v súlade s pracovným poriadkom. Výskumný pracovník nebude môcť súbory prijať okamžite, ale po uplynutí času stanoveného aj pravidlami archívu. Časové obdobie je zvyčajne 1 až 3 dni. Faktom je, že tisíce dokumentov sú uložené v archívoch a je jednoducho nemožné rýchlo ich vyzdvihnúť. Prípady sú uložené vo veľkých archívoch, ktoré môžu byť dokonca umiestnené v rôznych budovách, ak má archív niekoľko budov. Hľadanie prípadov preto trvá určitý čas. Okrem toho musia zamestnanci pred ich vydaním preskúmať jednotlivé prípady hárok po stránke a zaznamenať prítomnosť všetkých dokumentov. Až potom sa prípady budú môcť dostať do čitárne.
Musíte byť tiež pripravení na skutočnosť, že určité dokumenty môžu byť pre používateľov zatvorené. Je to kvôli utajeniu niektorých informácií (štátne tajomstvá, osobné informácie atď.). Obmedzené dokumenty môžu zobraziť iba pracovníci archívu. Ak výskumný pracovník potrebuje určité informácie z týchto dokumentov, môže si objednať osvedčenie (sociálno-právny alebo tematický prieskum), ktoré sa vykoná v stanovenom časovom rámci.
Okrem toho niekedy možno obmedzenie pripísať zlému fyzickému stavu dokumentu.
Po vydaní do čitárne má výskumný pracovník právo pracovať s dokumentmi, robiť si z nich výpisy. Kopírovanie (fotografovanie, skenovanie, kopírovanie) je spravidla platená služba.
Po vykonaní potrebných prác výskumným pracovníkom sa spisy odovzdajú pracovníkovi čitárne, ktorý ich prenesie do archívneho úložiska. Archivári kontrolujú prítomnosť a stav dokumentov jednu stránku po druhej a potom ich ukladajú na miesto.
Boli vypracované určité pravidlá o tom, čo sa môže a môže robiť v čitárni. Je napríklad prísne zakázané nosiť jedlo do čitárne, prísť vo vrchnom oblečení s veľkými taškami a balíčkami. S dokumentmi je lepšie pracovať v rukaviciach - môžete tak predĺžiť ich bezpečnosť a chrániť sa pred prachom. Faktom je, že po preklopení prstami zostanú na listoch potné mastné stopy na papieri, ktoré ho tiež zničia. Listy samozrejme nemôžete trhať, vytrhávať z puzdra, písať na ne. Každý archívny dokument obsahuje koniec koncov históriu. Je sám o sebe jedinečný. Čím dlhšie môžeme dokumenty ukladať, tým dlhšie nám môžu slúžiť v náš prospech.
