V modernej spoločnosti, keď sa cení každá minúta času, sa telefonické rozhovory stali najbežnejšou formou komunikácie medzi ľuďmi. Priatelia a známi, príbuzní a priatelia komunikujú pomocou telefonickej komunikácie, prebiehajú obchodné rokovania. Ako správne hovoriť po telefóne?
Základné pravidlá, ktoré by sa mali dodržiavať pri telefonovaní, by mali byť rovnaké pre všetkých zamestnancov:
- Prijímajte všetky prichádzajúce hovory.
- Zdvihnite telefón ihneď po ukončení hovoru, bez toho, aby ste klienta museli telefonovať celé hodiny.
- Pri odpovedaní na hovor nezabudnite pozdraviť, pomenovať organizáciu a predstaviť sa.
- Ak sa volajúci nepredstaví, zdvorilo vyhľadajte meno a priezvisko pomocou vety: „Ako vás môžem kontaktovať?“
- Musíte hovoriť po telefóne správne a snažiť sa, aby ste v konverzácii nepovolili frázy: „Čo potrebujete“, „Nikto nie je“, „nič neviem“. To podkopáva prestíž inštitúcie a spôsobuje nejednoznačný prístup k zamestnancom, čo vedie k pochybnostiam o ich odbornej spôsobilosti.
- Sledujte svoju výslovnosť, intonáciu a rýchlosť reči a uistite sa, že vám volajúci dobre rozumie.
- Ak je počas telefónneho rozhovoru zapnutá druhá telefónna linka, musíte sa ospravedlniť prvému účastníkovi, zdvihnúť slúchadlo a informovať druhého účastníka, že máte obsadené. Nezabudnite sa ho opýtať, či to bude očakávať, alebo či mu zavoláte neskôr. Až potom pokračujte v rozhovore s prvým predplatiteľom.
- Ak volajúci žiada o neprítomného zamestnanca, nezabudnite sa ospravedlniť a určiť čas, kedy bude na pracovisku.
- Pozorne počúvajte predplatiteľa, snažte sa ho nerušiť a nehádať sa s ním. Toto je najlepší spôsob, ako získať potrebné informácie od partnera.
- Na konci rozhovoru ďakujem za hovor.
Pri telefonovaní s priateľmi a rodinou existujú jemnosti. Nezabudnite na pravidlá dobrej formy. Pred samotným rozhovorom odporúčajú psychológovia urobiť jednu alebo dve úvodné vety a až potom pokračovať v rozhovore. Spýtajte sa priateľa, či má voľný čas na telefonovanie. Podľa etikety by rozhovor mal zastaviť ten, kto volal.
Ak sa budete držať týchto jednoduchých pokynov, potom budú telefónne hovory skvelým spôsobom, ako komunikovať s mnohými ľuďmi.
