Informačné karty sú starým vynálezom, bez ktorého je dnes prakticky nemožné napísať knihu alebo uskutočniť vedecký výskum. Kľúčom k efektívnej tvorivej práci sú dobre organizované a štruktúrované informácie. S príchodom elektronických prostriedkov na ukladanie a spracovanie informácií sa naskytli nové príležitosti pre zostavovanie a udržiavanie indexu osobných kariet, ale všeobecné zásady organizácie informácií sa nezmenili.
Inštrukcie
Krok 1
Určite formu ukladania informácií, ktorá je pre vás vhodná. Úložnou jednotkou môže byť výstrižok z novín alebo časopisov, špeciálna karta, list papiera, zošit, časopis, synopsa, textový súbor. Fyzická realizácia kartotéky môže byť rôzna: priečinok na papiere, notebook, zásuvka na karty, sada elektronických priečinkov a šanónov.
Krok 2
Jednou z hlavných požiadaviek na kartu je ľahké vnímanie textu. Poznámky na kartách je možné písať čistým rukopisom, písať na stroji alebo na klávesnici počítača a potom ich vytlačiť alebo uložiť do súboru.
Krok 3
Pre skrinku na spisy, ktorá je vyrobená vo forme priečinkov, v ktorých sa uchováva potlačený alebo rezaný materiál, urobte špeciálny stojan alebo použite niekoľko nástenných políc. Každý priečinok by mal obsahovať materiály na konkrétnu tému a téma by mala byť označená na prednej strane priečinka a na jeho chrbtici. Takáto kartotéka by mala umožňovať rýchle vyhľadanie potrebných informácií.
Krok 4
Ak chcete použiť štandardné knižničné karty, urobte si špeciálnu škatuľu, ktorá sa na karty hodí. Keď sa materiál hromadí a rastie informačný fond, možno budete musieť postaviť špeciálnu skrinku, napríklad pre knižničné katalógy. Výhodou tohto typu registratúry je ľahké použitie a prístup k informáciám. Nevýhodou je malé množstvo informácií, ktoré sa na kartu zmestia.
Krok 5
Zabezpečiť vytvorenie akéhosi predbežného akumulátora. V takom prípade sa všetky informácie, ktoré sa vám páčia, dostanú na disk bez predbežnej klasifikácie. Jednotku pravidelne revidujte, kontrolujte materiály a ukladajte ich do tematických priečinkov. Ak by sa informácie mali ukladať do priečinkov s rôznymi témami, urobte si ich kópiu.
Krok 6
Zvážte inú možnosť, ako uchovať kartotéku (bez predchádzajúcej akumulácie). V takom prípade sa výstrižky prilepia do notebooku hneď po výbere. Každá karta prijíma dve čísla: číslo poznámkového bloku a sériové číslo informačnej správy v poznámkovom bloku. Paralelne s tým sa vytvára maznica; zapíšte si do nich čísla kariet a ich témy. Veľké tlačené materiály ukladajte do samostatných priečinkov a do zošita píšte iba krátku správu a odkaz na zodpovedajúci priečinok.
Krok 7
Vedenie elektronickej registračnej skrinky neobsahuje veľa nevýhod, ktoré majú papierové karty. Počítačové technológie umožňujú vytvárať databázy z rôznych dôvodov a štruktúrovať materiál podľa tém. Nevyhnutným predpokladom elektronického informačného fondu je vytvorenie duplikátu archívu, ktorý by sa mal preniesť na vymeniteľné médiá. V takom prípade je riziko straty informácií v prípade poškodenia pevného disku počítača znížené.
